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Votre entreprise déménage? Voici 11 choses à savoir concernant le déménagement de vos services de connectivité!

On ne le dira jamais assez, la planification est la clé d’un déménagement sans accroc. Ne dit-on pas d’ailleurs qu’il vaut mieux penser le changement que changer le pansement? Pour vous aider, voici 11 choses à garder en tête pour bien réussir le changement d’adresse des services de télécommunications de votre entreprise.

Votre entreprise déménage? Voici 11 choses à savoir concernant le déménagement de vos services de connectivité!

1.
Combien de temps à l’avance dois-je faire ma demande de déménagement?

Réponse : Dans la plupart des cas, 90 jours suffisent.

Pourquoi : Ce délai est nécessaire, notamment pour :

  • Vérifier et obtenir tous les permis et approbations nécessaires, c’est-à-dire les approbations des gestionnaires d’immeubles et des tierces parties (le cas échéant) et les permis de construction (au besoin), etc.;
  • Procéder à la réactivation et à l’installation de vos services (certains services peuvent nécessiter davantage de temps que d’autres).

Bon à savoir : Au-delà des services à réactiver, en prévoyant un délai de 90 jours, votre fournisseur de services pourra vous informer des possibilités et solutions de rechange quant aux services disponibles aux emplacements où vous souhaitez installer l'équipement (ainsi que leurs coûts respectifs).

Vous saurez ainsi, par exemple, quels endroits peuvent offrir de la diversité, si des solutions de rechange à la fibre sont disponibles, si une installation en parallèle est possible lors de votre déménagement, etc. De plus, vous serez en mesure de comparer les coûts de relocalisation (estimation) selon les adresses envisagées!

2.
À qui dois-je faire ma demande de déménagement?

Réponse : Pour tout service utilisant la fibre optique, faites votre demande à votre directeur de comptes. Pour les autres services, faites appel à l’équipe de soutien de votre fournisseur.

3.
Vais-je avoirs des frais à payer à mon fournisseur pour le déménagement?

Réponse : Oui. Dans la majorité des cas, des coûts de relocalisation sont à prévoir auprès de votre fournisseur; informez-vous auprès de votre directeur de comptes pour en savoir plus.

Bon à savoir : Des frais supplémentaires sont également à prévoir si vous souhaitez déménager en dehors des heures d'opération.

4.
Le processus de déménagement se fera-t-il automatiquement une fois ma demande de déménagement faite?

Réponse : La réalité n’est (malheureusement) pas aussi simple.

Pourquoi : Lors de votre déménagement, il vous faudra envisager et planifier plusieurs étapes et mobiliser plusieurs personnes. Plutôt que de bousculer les étapes, mieux vaut les connaître et élaborer un plan de match clair et détaillé pour vous éviter les mauvaises surprises.

Exemple typique des étapes à prévoir :

  1. 1 - Contacter votre directeur de comptes :
    Ne tardez surtout pas à informer votre directeur de comptes de votre déménagement; il pourra vous aider à entamer le processus sur de bonnes bases – et vous faciliter grandement la vie (voir point 1).

  1. 2 - Signature du contrat :
    Une fois le nouveau contrat signé pour votre nouvelle adresse, un gestionnaire de projet vous sera assigné; il vous accompagnera et coordonnera la livraison de vos services à votre nouvelle adresse.

  1. 3 - Prise de possession :
    Même si vous n’avez pas encore pris possession de votre nouvel emplacement, il est déjà possible pour votre fournisseur de procéder à certaines évaluations. Ainsi, nulle raison d’attendre l’accès à vos nouveaux locaux pour communiquer avec votre gestionnaire de projet (des délais indus risqueraient de retarder considérablement le processus de relocalisation).

  1. 4 - Visite du site par le fournisseur :
    Une fois la prise de possession effectuée, vous pourrez entamer les démarches avec votre gestionnaire de projet pour qu’il puisse planifier une visite des lieux et confirmer (ou réviser) le plan de match de son côté.

  1. 5 - Vérification d’une deuxième entrée :
    Dans le cas d’un service exigeant de la redondance, il pourrait être nécessaire de confirmer l'existence d’une deuxième entrée où la fibre pourra être acheminée. S’il n'existe pas de deuxième entrée, il est parfois possible d’en aménager une (moyennant des coûts supplémentaires et certaines autorisations).

  1. 6 - Conduits :
    Une fois que la fibre se rend à votre nouvel emplacement, il faut généralement l’acheminer à votre salle de télécom en passant par les conduits internes du bâtiment. Une autorisation et un accès aux conduits internes du bâtiment sont donc indispensables. II se peut également que l’installation de nouveaux conduits soit nécessaire.

  1. 7 - Salle de télécom :
    C’est à cette étape que la fibre est branchée à votre salle de télécom et qu’on s’assure de la fonctionnalité de la connexion. Pour ce faire, il faut notamment tirer la fibre, procéder aux fusions et mener des tests sur le réseau. Il est indispensable que le réseau électrique du bâtiment soit déjà fonctionnel et que les présentoirs (racks) de télécommunications soient en place (responsabilité du client).

  1. 8 - Planification de la mise en service :
    Une fois l’installation physique complétée, il faut prévoir la migration de votre circuit sur la nouvelle infrastructure. Dans la majorité des cas, une interruption de service est à prévoir. Rassurez-vous, votre gestionnaire de projet prendra soin de vous tenir informé du temps nécessaire pour compléter cette étape afin que vous puissiez établir ensemble une plage de maintenance qui vous conviendra.

    Une fois le circuit testé et fonctionnel, votre projet de déménagement est complété! Un représentant communiquera directement avec vous afin de mettre fin aux services à votre ancienne adresse.

Bon à savoir :

L’acheminement et l’installation de votre fibre peuvent se buter à certains obstacles structurels qui risquent de retarder son installation et d'engendrer des coûts supplémentaires.

Que ce soit le manque d’espace au plafond ou dans les murs, ou encore une aire de stationnement à contourner ou à traverser, prévoyez toujours un plan B en cas d’imprévus.

5.
Mes besoins et exigences en TI resteront-ils les mêmes?


Réponse
: Il est fort probable que vos besoins en TI changent avec votre déménagement.


Pourquoi :
Que ça soit un manque d'espace, un changement du nombre d’employés de votre entreprise ou de la quantité de clients à servir, les raisons d’une relocalisation ont souvent un impact direct sur vos besoins et exigences en TI.

Comment le savoir :
Pour avoir l’heure juste, nous vous recommandons de faire l’inventaire de tous vos services et besoins – surtout si vous utilisez plusieurs services de télécommunications provenant de divers fournisseurs de services – afin de déterminer plus facilement si vos exigences en TI seront les mêmes et pourront être satisfaites.

6.
Les services dont j’ai besoin seront-ils tous disponibles à mon nouvel emplacement?

Réponse : La disponibilité de vos services n’est jamais assurée aux emplacements où vous envisagez de déménager.

Pourquoi : Le réseau de votre fournisseur (ou les infrastructures nécessaires à certains de vos services) n’est peut-être pas disponible aux endroits que vous convoitez. Il est donc judicieux de vérifier au préalable.

Bon à savoir : Interrogez votre fournisseur de services (ou celui auquel vous songez) pour savoir si ses services sont déjà offerts dans le bâtiment de votre relocalisation. Si votre fournisseur n’est pas présent dans l’immeuble (ou que certains de vos services existants n'y sont pas offerts), il pourra vous fournir une estimation des coûts et du temps à prévoir pour qu’ils le soient. En général, les fournisseurs régionaux et nationaux ont une plus grande couverture de services que leurs homologues locaux.

7.
Dois-je me soucier des conduits internes du bâtiment à la nouvelle adresse où je déménage?

Réponse : Pour faire une réponse courte, oui!

Pourquoi : Les conduits internes sont la responsabilité de l’occupant! Vous aurez donc à consulter le propriétaire du bâtiment pour vérifier et connaître les conditions d’installation. Or, si votre fournisseur s’occupe uniquement de transporter la fibre jusqu’à la salle technique (ou la salle de télécom) du bâtiment, il pourra vous conseiller si vous avez des questions. N’hésitez surtout pas à lui en parler!

Bon à savoir : Il n’y a aucune garantie que les conditions actuelles des conduits du bâtiment puissent permettre d’accueillir un nouveau réseau filaire (p. ex. par manque d’espace). Assurez-vous de vérifier ce qu’il en est. Dans certains cas, il est possible que l’installation de nouveaux conduits soit nécessaire. Enfin, informez-vous auprès de votre fournisseur quant à savoir s’il peut s’occuper de l’installation dans les conduits (moyennant des frais supplémentaires).

8.
Dois-je vérifier mon contrat actuel pour des clauses relatives à un déménagement?


Réponse : Celle-ci est plutôt évidente : assurez-vous de toujours vérifier vos contrats existants pour les clauses de déménagement.

Pourquoi : Vos contrats peuvent parfois inclure des particularités relatives à chaque fournisseur de services.

9.
Dois-je insister pour que mon fournisseur teste l’équipement et me certifie que ce qu’il m’a installé est entièrement fonctionnel?

Réponse : Insistez toujours pour que votre fournisseur teste l'équipement et certifie son travail.

Pourquoi : Des étiquettes mal placées (ou mal identifiées) sur un panneau de raccordement (patch panel), par exemple, ou même des prises murales mélangées peuvent vous coûter beaucoup d'efforts inutiles et risquent bien souvent d'entraîner des coûts supplémentaires.

Exemple : Votre fournisseur n’a pas testé l’intégrité de votre connexion et celle-ci ne semble pas fonctionner. Il vous faudra donc mandater quelqu’un pour établir un diagnostic afin de déterminer pourquoi la connexion ne fonctionne pas.

10.
Mon équipement fonctionnel (qui a été mis hors tension à mon ancien emplacement) va-t-il assurément démarrer avec les bonnes configurations et avec mes données intactes à ma nouvelle adresse?

Réponse : Pas toujours!

Pourquoi : Le déplacement d’équipement technologique comporte toujours des risques. Personne n’est à l’abri de bris, des pertes de données et d'autres défectuosités.

Que faire : Effectuez la sauvegarde de toutes vos données et de la configuration de vos équipements avant votre déménagement. Vous en aurez ainsi une copie en cas de pépin.

Bon à savoir : Vos données risquent d’être inaccessibles durant le déménagement. Si vous n’avez pas un accès direct à vos listes de contacts et autres informations importantes (contacts, numéros de compte, mots de passe et listes d’escalade), nous vous recommandons de créer un document contenant toutes ces informations hors de votre base de données (à laquelle vous ne pourrez peut-être plus accéder lors de votre relocalisation). Conservez ce document sur votre téléphone intelligent, en plus d'en garder une copie papier sur vous.

11.
Suis-je responsable du retour des anciens équipements que j’ai en ma possession?

Réponse : Oui! À cet égard, il est de votre responsabilité de contacter votre fournisseur pour coordonner le retour de l’équipement.


Le mot de la fin

Le déménagement de vos services de connectivité vers une nouvelle adresse apporte bien souvent son lot d’obstacles et d’inquiétudes. S’il est courant de penser, à tort, que le déménagement de services de télécommunications d'entreprises s’apparente à celui de services résidentiels, il n'en est pourtant rien. Le processus est effectivement bien différent dans les deux cas. Or, si vous gardez en tête les points évoqués dans notre article, la relocalisation de vos services devrait être beaucoup plus simple. Dans tous les cas, sachez qu’il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va!

Entièrement dédiée aux entreprises, Fibrenoire est présente dans plus de 2000 édifices sur les 180 000 qui se trouvent déjà dans notre zone de couverture immédiate, ce qui vous facilite l’accès au plus grand réseau de fibre optique au Québec et en Ontario (plus de 45 000 km de fibre). N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions sur nos services de connectivité ou si vous envisagez de déménager.

Gilles Paquette
Spécialiste réseau client

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